Informativa ex art. 13 Regolamento UE 2016/679 per il trattamento di immagini fotografiche e video

– EVENTI  –

Gentile Interessato / Partecipante all’evento,

il Titolare del Trattamento, ovvero la persona giuridica che determina le finalità e i mezzi del Trattamento dei dati personali, Le fornisce, in ottemperanza alla normativa di cui all’art. 13 Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR), le informazioni relative al trattamento dei Suoi dati personali.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Prodes Italia S.r.l.  (P. Iva 09808810965), con sede legale in via Via Sansovino 6 – 20133 Milano, mail privacy@prodesitalia.com, Pec: prodesitalia@pec.it, tel. +039 0236580208.

Responsabile per la protezione dei dati personali (DPO)

Il Titolare ha nominato un DPO raggiungibile all’indirizzo dpo@prodesitalia.com

Finalità e base giuridica del trattamento dei dati

Iscrizione e partecipazione all’evento: i dati personali forniti dall’Interessato saranno trattati per la gestione dell’iscrizione e della partecipazione all’evento, incluse, a titolo esemplificativo, la registrazione e gestione delle presenze, l’organizzazione logistica dell’evento, eventuali comunicazioni organizzative, nonché adempimenti amministrativi e contabili connessi (ove applicabili).

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali e/o contrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Riprese fotografiche e video per finalità promozionali e documentali: durante l’evento il Titolare o soggetti dallo stesso appositamente incaricati potranno effettuare fotografie e/o riprese video dei partecipanti al fine di documentare e promuovere l’attività del Titolare, attraverso:

* pubblicazione sul sito web del Titolare o su social network (es. Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn);

* utilizzo su materiale promozionale (brochure, locandine, comunicati stampa);

* archiviazione/documentazione interna delle attività svolte (ad es., archivi digitali interni, materiali celebrativi o fotografie esposte nei locali della sede).

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6 co. 1 lett. f GDPR), consistente nella promozione della propria attività, documentazione degli eventi organizzati e comunicazione verso i partecipanti e possibili nuovi clienti. Il trattamento è effettuato nel rispetto del principio di proporzionalità e previa valutazione del bilanciamento tra interesse del Titolare e diritti e libertà degli Interessati. Il Titolare ha effettuato una valutazione di bilanciamento (Legitimate Interest Assessment – LIA) tra il proprio interesse e i diritti e le libertà degli Interessati, adottando le seguenti misure per minimizzare l’impatto sugli Interessati: le riprese sono effettuate in modo non invasivo, evitando primi piani non necessari, immagini lesive della dignità della persona e contesti inappropriati; gli Interessati sono informati prima dell’accesso agli spazi in cui si effettuano le riprese, tramite cartelli informativi posizionati agli ingressi (visibili prima dell’accesso) e personale incaricato a cui rivolgersi; l’Interessato può opporsi in qualsiasi momento, anche prima dell’inizio dell’evento, segnalandolo preventivamente al Titolare.

Nota sulla pubblicazione sui social network: la pubblicazione delle immagini sulle piattaforme social può comportare una diffusione ampia e non completamente prevedibile. In considerazione di ciò, il Titolare adotta le seguenti cautele aggiuntive: – non vengono pubblicati contenuti che ritraggono i partecipanti in situazioni private, delicate o in primo piano non necessari; su richiesta dell’Interessato, le immagini vengono rimosse dalla piattaforma, come di seguito indicato.

Natura del conferimento

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui alla lettera a) è necessario per consentire la gestione della registrazione e lo svolgimento dell’evento stesso; l’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità di partecipare all’evento. Con riferimento alle finalità di cui alla lettera b), la partecipazione all’evento comporta la possibile acquisizione di immagini personali. L’interessato ha sempre il diritto di non essere ripreso (segnalandolo preventivamente al Titolare o al personale presente) o di opporsi successivamente al trattamento inviando una mail a privacy@prodesitalia.com oppure a dpo@prodesitalia.com. Durante l’evento saranno comunque presenti cartelli informativi sintetici e personale incaricato a cui rivolgersi per esercitare i propri diritti.

Categorie di Destinatari

I dati personali potranno essere resi noti a dipendenti e/o collaboratori del Titolare che, in qualità di autorizzati al trattamento, operano nella struttura per la gestione del rapporto contrattuale e potranno trattare i dati nel rispetto delle istruzioni impartite dallo stesso Titolare. I dati potranno altresì essere trasmessi, sempre al fine di svolgere le attività di trattamento necessarie a perseguire le finalità sopra indicate, sia a “Responsabili del Trattamento” ex art. 28 GDPR (in quanto svolgono parte delle attività di trattamento per conto del Titolare), sia a soggetti terzi che potranno agire anche in qualità di Titolari autonomi del trattamento, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo: 1. consulenti, commercialisti e legali che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati; 2. società che collaborano con il Titolare per l’eventuale svolgimento dell’attività di consulenza per il marketing e le comunicazioni, per la gestione del Sito internet o per lo svolgimento di altra attività connessa a quella del Titolare (fotografi professionisti, agenzie di comunicazione); 3. società di servizi per la fornitura di hosting, cloud, fatturazione elettronica, per la gestione del sistema informatico e delle reti di telecomunicazioni; 4. istituti bancari e assicurativi che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati; 5. Autorità/enti giudiziari o amministrativi pubblici, per l’adempimento dei connessi obblighi di legge; 6. piattaforme social network (es. Meta/Facebook, Instagram, LinkedIn), nella misura in cui il Titolare pubblichi contenuti su tali piattaforme (in tal caso, le piattaforme agiscono come Titolari autonomi del trattamento, secondo le proprie informative privacy). I dati personali non sono soggetti ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.

Modalità e luogo del trattamento

Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato da personale autorizzato e istruito, secondo principi di liceità e correttezza, con il supporto di mezzi cartacei, elettronici e digitali, nonché con l’adozione delle misure di sicurezza adeguate al fine della protezione dei dati personali ex art. 32 GDPR. La pubblicazione di immagini su piattaforme social network può comportare il trasferimento di dati verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea (es. Stati Uniti). In tali casi, il trasferimento è effettuato nel rispetto degli artt. 45 e 46 GDPR, mediante decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (quali il Data Privacy Framework UE-USA, ove applicabile) e/o Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dai fornitori.

Conservazione dei dati

I dati personali trattati per la finalità di cui alla lettera a) saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione dell’evento e, successivamente, per il tempo in cui la nostra Società sia soggetta ad obblighi di conservazione per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dalla conclusione del rapporto previsti dalla normativa vigente. Resta salvo, in ogni caso, il diritto del Titolare, per ragioni di propria tutela fiscale e legale, di trattenere i dati personali fino a 10 anni dalla conclusione del contratto. Nell’ipotesi di vertenze giudiziarie, verranno conservati fino a 10 anni dalla relativa conclusione con sentenza passata in giudicato; in ogni caso, fatte salve eventuali cause legittime di sospensione e/o interruzione dei periodi prescrizionali di legge.

I dati personali trattati per la finalità di cui alla lettera b) saranno conservati per un periodo non superiore a 24 mesi dalla raccolta, salvo che la loro ulteriore conservazione risulti necessaria per la tutela dei diritti del Titolare o per adempiere ad obblighi di legge e, in ogni caso, salvo il diritto di opposizione. Alla scadenza di tale termine, il Titolare provvederà a: – rimuovere le immagini dal sito web e dai canali di propria gestione diretta; – richiedere, ove tecnicamente possibile, la rimozione dei contenuti pubblicati sulle piattaforme social. Si informa che, una volta pubblicate su piattaforme di terzi, le immagini potrebbero permanere nei sistemi delle piattaforme stesse secondo le rispettive policy di data retention, sulle quali il Titolare non ha controllo diretto. Per maggiori informazioni si rinvia alle informative privacy rese disponibili dalle singole piattaforme social utilizzate (es. Meta, LinkedIn, Instagram). L’interessato può in ogni caso esercitare il diritto di cancellazione direttamente presso la piattaforma interessata. Per le finalità di archivio/documentazione interna, i dati potranno essere conservati per un periodo non superiore a 5 anni. Trascorso tale termine, le immagini saranno cancellate o rese anonime.

Diritti dell’interessato

L’Interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso ha il diritto di richiedere: l’accesso ai dati personali (per conoscere se i dati personali sono oggetto di trattamento), la rettifica (correzione dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti), la cancellazione – oblìo – degli stessi (ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi di legge. L’Interessato può richiedere la cancellazione dal sito Titolare e dalle piattaforme social mediante segnalazione alla stessa), la limitazione del trattamento (ottenere la sottoposizione dei dati alla sola conservazione, con esclusione di altre attività, nei casi di legge), oltre al diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione. Resta fermo il diritto dell’Interessato di opporsi in qualsiasi momento al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 21 GDPR, per motivi connessi alla propria situazione particolare, salvo la dimostrazione da parte del Titolare di motivi legittimi cogenti prevalenti. Le richieste potranno essere inviate ai contatti del Titolare, sopra indicati, previa identificazione dell’Interessato. Si potrà sempre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (per maggiori informazioni, si veda https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali).